justReporting GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Von Jannik Hassel, Wirtschaftsprüfer, justReporting GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Stand: September 2026.

Eine gut vorbereitete Jahresabschlussprüfung spart Zeit, senkt Abstimmungsaufwand und sorgt für mehr Ruhe im Team. Genau darum geht es hier: Welche Unterlagen wirklich früh bereitstehen sollten, wie Sie Zuständigkeiten klar ziehen, wo Rückfragen häufig entstehen und wie Sie den Prüfungsprozess so aufsetzen, dass er fachlich sauber und praktisch handhabbar bleibt. Wenn Sie die Prüfung nicht erst beim Startschuss mitdenken, sondern schon im Vorfeld strukturiert vorbereiten, läuft vieles deutlich runder.

Inhalt

• Wann ist ein Jahresabschluss prüfungspflichtig?
• Warum gute Vorbereitung bei der Jahresabschlussprüfung so viel ausmacht
• Welche Unterlagen früh bereitliegen sollten
• Was der Prüfer selbst einholt und was Sie nicht liefern müssen
• Welche Fristen gelten?
• Typische Engstellen: Wo Prüfungen ins Stocken geraten
• Zuständigkeiten klar regeln statt Rückfragen im Kreis zu drehen
• Digitale Prüfungsprozesse: praktisch, aber bitte sauber
• Warum die IT früh eingebunden gehört
• Was bei komplexeren Sachverhalten oft unterschätzt wird
• Darf derselbe Wirtschaftsprüfer beraten und prüfen?
• Wie justReporting den Ablauf strukturiert begleitet
• Fazit: Früh sortiert ist halb geprüft
• Sie möchten Ihre Jahresabschlussprüfung besser vorbereiten?
• Für wen dieser Beitrag gedacht ist
• Wie und wo wir arbeiten

Wann ist ein Jahresabschluss prüfungspflichtig?

Prüfungspflichtig sind nach dem HGB grundsätzlich alle Kapitalgesellschaften, die nicht klein sind. Klein ist ein Unternehmen, wenn es an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der drei folgenden Merkmale nicht überschreitet:

• 7.500.000 Euro Bilanzsumme,
• 15.000.000 Euro Umsatzerlöse,
• 50 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt.

Diese Schwellenwerte wurden zuletzt 2024 spürbar angehoben und gelten verpflichtend für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2023 beginnen. Manches Unternehmen, das früher geprüft wurde, ist dadurch aus der Pflicht gefallen, und manches wächst gerade wieder hinein.

Zwei Punkte werden dabei oft übersehen. Erstens: Ohne Prüfung kann ein prüfungspflichtiger Jahresabschluss nicht festgestellt werden. Die Prüfung ist also keine Formalie am Rand, sondern Voraussetzung für einen wirksamen Abschluss. Zweitens: Ein gesetzlich aufzustellender Konzernabschluss ist grundsätzlich ebenfalls prüfungspflichtig.

Unabhängig von der gesetzlichen Pflicht lassen viele Unternehmen freiwillig prüfen, meist weil Banken, Gesellschafter oder Investoren es verlangen. Für die Vorbereitung macht das keinen Unterschied.

Warum gute Vorbereitung bei der Jahresabschlussprüfung so viel ausmacht

Viele Unternehmen erleben die Jahresabschlussprüfung als Phase mit hoher Taktung. Zahlen müssen passen, Nachweise sollen schnell auffindbar sein, Rückfragen kommen oft gebündelt. Das ist normal. Trotzdem entscheidet die Vorbereitung darüber, ob daraus ein geordneter Prozess wird oder ein permanentes Nachreichen.

Der Punkt ist simpel: Eine Prüfung lebt von Nachvollziehbarkeit. Abschlussposten, Bewertungen, Verträge, Beschlüsse und Buchungslogiken müssen so dokumentiert sein, dass Dritte sie verstehen und prüfen können. Je klarer diese Basis ist, desto fokussierter kann die Prüfung ablaufen.

Rechtlich ist das im HGB verankert: Die gesetzlichen Vertreter haben dem Abschlussprüfer den Jahresabschluss vorzulegen und ihm die Aufklärungen und Nachweise zu geben, die er für eine sorgfältige Prüfung benötigt. Das ist der Grund, warum Unterlagenlisten existieren, und zugleich die Grenze: Was der Prüfer nicht erhält, kann er nicht als geprüft behandeln.

Gerade bei wachsenden Unternehmen ist das wichtig. Prozesse entwickeln sich, Verantwortlichkeiten verschieben sich, neue Systeme kommen dazu. Was intern längst klar erscheint, ist für die Prüfung nicht automatisch ersichtlich. Genau hier hilft Struktur. Nicht als Selbstzweck, sondern als echte Entlastung.

Welche Unterlagen früh bereitliegen sollten

Die beste Checkliste ist am Ende die, die zum Unternehmen passt. Ein paar Unterlagen werden jedoch regelmäßig früh benötigt. Dazu gehören etwa:

• Summen- und Saldenlisten sowie Kontennachweise und Hauptbuchauszüge
• Jahresabschlussentwurf mit Anhang, bei mittelgroßen und großen Gesellschaften zusätzlich der Lagebericht im Entwurf
• Anlagenspiegel und Anlagenverzeichnis
• Inventurrichtlinie, Inventurtermine und Inventurprotokolle
• Verträge zu Finanzierung, Leasing oder wesentlichen Verpflichtungen
• Offene-Posten-Listen für Debitoren und Kreditoren zum Stichtag
• Rückstellungsberechnungen und Bewertungsunterlagen
• gesellschaftsrechtliche Unterlagen, etwa Gesellschafterbeschlüsse, Protokolle eines Beirats oder Aufsichtsrats und Handelsregisteränderungen
• Übersicht der Rechtsstreitigkeiten sowie der Geschäfte mit nahestehenden Personen und Unternehmen
• Steuerbescheide, laufende Betriebsprüfungen und offene Rechtsbehelfe
• Vorjahres-Prüfungsbericht und Management Letter mit dem Bearbeitungsstand der Feststellungen
• Verfahrensdokumentation zu den rechnungslegungsrelevanten IT-Systemen
• Dokumentationen zu besonderen Geschäftsvorfällen und zu Ereignissen nach dem Abschlussstichtag

Zwei Positionen aus dieser Liste verdienen einen eigenen Hinweis, weil sie in der Praxis am häufigsten zu spät kommen.

Die Inventur lässt sich kaum nachholen. Bei wesentlichem Vorratsvermögen beobachtet der Prüfer in der Regel die Inventur, und zwar zum Termin. Wer den Termin erst nach der Zählung mitteilt, verliert einen Prüfungsnachweis, der sich nur schwer ersetzen lässt. Die Abstimmung des Inventurtermins gehört deshalb an den Anfang, nicht ans Ende der Planung.

Der Lagebericht ist mitzuprüfen und wird in der Praxis oft zuletzt begonnen. Da er Aussagen zur voraussichtlichen Entwicklung und zu Risiken enthält, ist er selten in einer Stunde geschrieben.

Wichtig ist dabei nicht nur die Vollständigkeit, sondern auch die innere Logik. Wenn Unterlagen an verschiedenen Orten liegen, unterschiedliche Versionen kursieren oder Dateinamen wenig aussagen, wird selbst ein an sich gut vorbereiteter Bestand schnell mühsam. Klingt banal, ist aber in der Praxis oft der kleine Stein im Getriebe.

Hilfreich ist deshalb ein zentraler Datenraum mit klarer Ordnerstruktur, festen Benennungen und eindeutigen Versionen. So vermeiden Sie unnötige Rückfragen schon im Ansatz.

Was der Prüfer selbst einholt und was Sie nicht liefern müssen

Nicht alles, was in der Prüfung gebraucht wird, kommt vom Unternehmen. Einige Nachweise muss der Prüfer selbst einholen, weil sie sonst ihren Wert verlieren.

Das gilt vor allem für Bestätigungen Dritter. Bankbestätigungen, Saldenbestätigungen von Kunden und Lieferanten und Auskünfte von Rechtsanwälten fordert der Prüfer in der Regel direkt an und lässt sie sich direkt zurücksenden. Der Grund liegt auf der Hand: Ein Nachweis, der über den Schreibtisch des Geprüften läuft, ist kein unabhängiger Nachweis mehr.

Vom Unternehmen gebraucht wird deshalb nicht die Bestätigung selbst, sondern die Grundlage dafür: eine vollständige Übersicht aller Bankverbindungen samt Vollmachten, die unterzeichnete Ermächtigung, damit der Prüfer die Auskünfte einholen darf, und die Saldenlisten, aus denen die Auswahl getroffen wird. Wer diese drei Dinge früh bereitstellt, verkürzt den Prozess spürbar, denn Banken und Anwälte antworten selten am selben Tag.

Ebenfalls nicht in die Vorbereitungsliste gehört die Vollständigkeitserklärung. Sie steht am Ende der Prüfung, wird vom Prüfer vorgelegt und von der Geschäftsführung unterzeichnet, wenn alle Fragen geklärt sind.

Welche Fristen gelten?

Drei Fristen prägen den Zeitplan, und sie hängen zusammen.

Der Jahresabschluss ist nach dem HGB grundsätzlich in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen; kleine Gesellschaften haben unter bestimmten Voraussetzungen länger Zeit. Die Prüfung setzt auf dem aufgestellten Abschluss auf. Offenzulegen ist der Abschluss in der Regel spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag.

In der Praxis heißt das: Wer bei einem kalenderjahrgleichen Geschäftsjahr im März noch am Abschluss arbeitet, hat für Prüfung, Feststellung und Offenlegung zwar rechnerisch Zeit, aber keinen Puffer für Überraschungen. Die Erfahrung zeigt, dass genau dieser Puffer über den Stresspegel entscheidet.

Typische Engstellen: Wo Prüfungen ins Stocken geraten

Die meisten Verzögerungen entstehen nicht, weil einzelne Themen unlösbar wären. Häufig sind es wiederkehrende Muster.

Erstens: Abstimmungen zwischen Nebenbuch und Hauptbuch sind noch nicht vollständig abgeschlossen. Zweitens: Für wesentliche Buchungen fehlt die zugrunde liegende Dokumentation auf den ersten Blick. Drittens: Bewertungsentscheidungen wurden intern getroffen, aber nicht sauber festgehalten. Viertens: Rückfragen landen bei mehreren Personen gleichzeitig, ohne dass klar ist, wer die Federführung hat.

Dazu kommt ein Klassiker: Sachverhalte, die eigentlich bekannt sind, wurden nie schriftlich zusammengefasst. Bei der Prüfung muss dann erst rekonstruiert werden, warum etwas genau so verbucht oder bewertet wurde. Das kostet Zeit, manchmal Nerven und fast immer Konzentration.

Wer diese Engstellen kennt, kann gezielt gegensteuern. Ein kurzer Vermerk zu einem ungewöhnlichen Vorgang, eine nachvollziehbare Berechnung zur Rückstellungslogik oder ein sauber abgelegter Vertrag wirken unscheinbar, machen aber oft den Unterschied.

Zuständigkeiten klar regeln statt Rückfragen im Kreis zu drehen

Eine Prüfung läuft deutlich besser, wenn intern klar ist, wer wofür zuständig ist. Das betrifft nicht nur die Finanzabteilung. Auch Personal, Einkauf, Recht, Controlling oder Geschäftsführung sind je nach Sachverhalt eingebunden.

Sinnvoll ist ein schlankes Verantwortungsmodell:

• eine zentrale Ansprechperson für die Koordination,
• klare fachliche Zuständigkeiten für einzelne Themenfelder,
• Vertretungsregelungen bei Abwesenheiten,
• ein verbindlicher Zeitplan für Bereitstellungen und Rückmeldungen.

Das klingt erst einmal nach Organisation, also nach zusätzlicher Arbeit. In Wahrheit spart es meist Aufwand. Denn nichts kostet mehr Zeit als Rückfragen, die in Schleifen laufen oder mehrfach beantwortet werden.

Gerade bei enger Taktung zum Geschäftsjahresende hilft ein kurzer interner Auftakt. Welche Themen sind sensibel? Wo gab es Änderungen zum Vorjahr? Welche Sonderthemen erwarten Sie? Schon eine kurze strukturierte Runde kann später einige Stunden ersparen.

Digitale Prüfungsprozesse: praktisch, aber bitte sauber

Heute läuft ein großer Teil der Prüfung digital. Das ist effizient, keine Frage. Aber digital heißt nicht automatisch klar.

Ein Datenraum hilft nur dann wirklich, wenn Berechtigungen stimmen, Dokumente auffindbar sind und Uploads konsistent erfolgen. Auch Kommunikationswege sollten sauber festgelegt sein. Werden Rückfragen im Datenraum beantwortet, per E-Mail, in Listen oder in Besprechungen? Wenn alles parallel läuft, geht schnell der Überblick verloren.

Praktisch bewährt hat sich ein einheitlicher Ablauf:

• Anforderung erfassen,
• Zuständigkeit intern zuordnen,
• Unterlage oder Antwort bereitstellen,
• offene Punkte nachhalten,
• Erledigung dokumentieren.

So bleibt der Status transparent. Und noch etwas: Digitale Prozesse sind besonders dann stark, wenn sie nicht zu kompliziert gebaut sind. Lieber klar und verlässlich als technisch schick, aber schwer nutzbar.

Ein Punkt, der oft vergessen wird: Wenn über den Datenraum personenbezogene Daten laufen, etwa Lohn- und Gehaltsdaten, gehören die datenschutzrechtlichen Grundlagen vorher geklärt und nicht mitten in der Prüfung.

Warum die IT früh eingebunden gehört

Weil die Prüfung heute mit Daten arbeitet, nicht nur mit Belegen. Das ist die Veränderung, die Unternehmen am häufigsten überrascht.

Zu einer Abschlussprüfung gehört heute regelmäßig eine datengestützte Auswertung der Buchungen des Geschäftsjahres auf Auffälligkeiten. Dafür braucht der Prüfer einen strukturierten Export des Journals aus dem Buchhaltungssystem. Wer diesen Export zum ersten Mal erzeugt, braucht dafür erfahrungsgemäß oft nicht Stunden, sondern Tage, weil erst geklärt werden muss, welche Inhalte enthalten sein müssen und wer im System die nötigen Rechte hat.

Die Empfehlung ist deshalb schlicht: Stimmen Sie früh mit dem Prüfer ab, welche Daten er benötigt, und testen Sie den Export, bevor die Prüfung beginnt. Das nimmt eine der häufigsten Startverzögerungen aus dem Prozess.

Dasselbe gilt für Zugriffsrechte, für Auswertungen aus Vorsystemen wie Warenwirtschaft oder Zeiterfassung und für die Frage, wer im Unternehmen die Systeme überhaupt bedienen kann. In kleineren Häusern hängt das oft an einer einzigen Person, und die hat im Frühjahr selten frei.

Was bei komplexeren Sachverhalten oft unterschätzt wird

Nicht jeder Abschluss ist gleich. Besondere Themen brauchen mehr Vorlauf. Dazu zählen zum Beispiel Umstrukturierungen, neue Finanzierungen, Unternehmenszukäufe, Veränderungen in der Ertragsvereinnahmung, wertrelevante Schätzungen oder ungewöhnliche Verträge.

Hier reicht es selten, nur Belege bereitzulegen. Oft braucht es eine verständliche Einordnung: Was ist passiert? Welche Bilanzierungsfrage stellt sich? Welche Annahmen wurden getroffen? Welche Unterlagen stützen die Einschätzung?

Genau an dieser Stelle zeigt sich, wie wertvoll gute Vorbereitung ist. Denn komplexe Sachverhalte werden nicht dadurch einfacher, dass man sie nach hinten schiebt. Im Gegenteil. Wer sie früh identifiziert und sauber aufbereitet, nimmt Druck aus dem Prozess.

Auch Schnittstellen zu anderen Themen können relevant sein. Wenn etwa Energiepreisentlastungen, regulatorische Nachweise oder Nachhaltigkeitsdaten bilanzielle oder prüfungsrelevante Auswirkungen haben, sollten diese Bezüge rechtzeitig mitgedacht werden. Ein Beispiel aus unserer Praxis: Wer eine Begrenzung nach der Besonderen Ausgleichsregelung beantragt, muss Angaben unter anderem zum Stromverbrauch und je nach Fall zur Bruttowertschöpfung nachweisen, teils mit Prüfungsvermerk eines Wirtschaftsprüfers, und diese Angaben stammen aus derselben Buchhaltung, die gerade geprüft wird. Wenn beide Prozesse nebeneinander laufen, ohne voneinander zu wissen, entstehen unterschiedliche Datenstände. Das fällt spätestens dann auf, wenn jemand die Zahlen vergleicht.

Darf derselbe Wirtschaftsprüfer beraten und prüfen?

Zum Teil ja, aber nicht bei allem. Diese Frage stellt sich oft, wenn ein Unternehmen Unterstützung bei der Vorbereitung sucht, und die Antwort ist präziser, als man denkt.

Zulässig ist grundsätzlich die prüfungsvorbereitende Beratung. Nach dem Berufsrecht darf ein Prüfer Hinweise zur möglichen oder rechtlich gebotenen Behandlung von Sachverhalten geben, solange die Entscheidung im Verantwortungsbereich des Mandanten bleibt. Auch Empfehlungen zur Ausgestaltung des internen Kontrollsystems sind in diesem Rahmen möglich.

Nicht zulässig ist insbesondere die Mitwirkung an der Buchführung oder an der Aufstellung des zu prüfenden Abschlusses, denn niemand soll seine eigene Arbeit prüfen. Bei Unternehmen von öffentlichem Interesse gelten zusätzlich strengere europäische Vorgaben, die etwa auch die Gestaltung interner Kontroll- und Risikomanagementverfahren erfassen.

Die Trennlinie verläuft also zwischen Hinweisen und Ausführung. Wer prüft, darf sagen, worauf es ankommt. Bauen und entscheiden muss das Unternehmen. Für Unternehmen, bei denen wir nicht Abschlussprüfer sind, gelten diese Einschränkungen nicht in gleicher Weise: Dort können wir Prozesse und Kontrollen auch aktiv mitgestalten.

Diese Frage vorab zu klären, lohnt sich. Sie entscheidet darüber, wer welche Rolle im Projekt übernehmen kann, und sie lässt sich später nur schwer korrigieren.

Wie justReporting den Ablauf strukturiert begleitet

Die justReporting GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unterstützt Unternehmen dabei, Prüfungsprozesse fachlich fundiert und zugleich praktikabel zu gestalten. Das beginnt nicht erst bei der eigentlichen Prüfung, sondern oft schon bei der Frage, wie Unterlagen sinnvoll vorbereitet, Themen priorisiert und Zuständigkeiten sauber organisiert werden, jeweils in der Rolle, die nach den oben beschriebenen Regeln zulässig ist.

Gerade in einem Umfeld, in dem Finanzberichterstattung, regulatorische Anforderungen und interne Steuerung enger zusammenrücken, ist ein strukturierter Blick von außen hilfreich. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf Unternehmen, bei denen die Abschlussprüfung an energie- und nachhaltigkeitsrechtliche Themen grenzt, etwa an Nachweise nach dem Energiefinanzierungsgesetz oder an die Nachhaltigkeitsberichterstattung. Diese Verbindung ist ungewöhnlich und in der Praxis oft der Punkt, an dem es sonst hakt.

Gearbeitet wird digital, der regionale Schwerpunkt liegt im Raum Düsseldorf und Köln, betreut wird bundesweit. Gesetzliche Abschlussprüfungen führen wir in Deutschland durch; Prüfung und vereinbarte Untersuchungshandlungen erbringen wir auch grenzüberschreitend.

Der Vorteil einer strukturierten Begleitung: in der Regel weniger Reibungsverluste, klarere Kommunikation und eine Prüfung, die sich auf die wesentlichen Punkte konzentrieren kann.

Fazit: Früh sortiert ist halb geprüft

Die Jahresabschlussprüfung muss kein Kraftakt mit Dauerhaken sein. Wenn Unterlagen früh geordnet, Zuständigkeiten klar und besondere Sachverhalte rechtzeitig aufbereitet sind, läuft der Prozess spürbar ruhiger. Nicht perfekt, aber kontrolliert. Und genau das ist oft der entscheidende Unterschied.

Wer die Prüfung als planbaren Prozess versteht, gewinnt mehr als nur Zeit. Er schafft Verlässlichkeit im Team, bessere Nachvollziehbarkeit nach außen und eine belastbare Grundlage für Entscheidungen. Kurz gesagt: Weniger Suchbewegung, mehr Klarheit.

Sie möchten Ihre Jahresabschlussprüfung besser vorbereiten?

Wenn Sie Ihre Unterlagen, Abläufe und Zuständigkeiten für die kommende Jahresabschlussprüfung strukturiert aufsetzen möchten, lohnt sich ein früher Blick auf die prüfungsrelevanten Themen. Die justReporting GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unterstützt Sie dabei, den Prozess fachlich sauber und praktisch umsetzbar zu gestalten.

Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich, dauert 25 oder 50 Minuten und findet digital statt.

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Rheinpromenade 2, 40789 Monheim am Rhein

Telefon: +49 211 74077093

Website: https://justreporting.eu

Für wen dieser Beitrag gedacht ist

Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführer, kaufmännische Leiter und Leiter Rechnungswesen in mittelständischen Unternehmen, die eine Jahresabschlussprüfung vor sich haben, sei es aufgrund gesetzlicher Pflicht oder auf Wunsch von Banken und Gesellschaftern.

Die justReporting GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft übernimmt gesetzliche und freiwillige Jahresabschlussprüfungen, prüft Nachhaltigkeitsberichterstattung nach CSRD, ESRS und dem freiwilligen Standard, führt vereinbarte Untersuchungshandlungen zu Grünstrom- und Herkunftsnachweisen in Lieferketten durch und betreut Nachweise nach dem Energiefinanzierungsgesetz einschließlich der Besonderen Ausgleichsregelung.

Wie und wo wir arbeiten

Unterlagen, Abstimmungen und Rückfragen laufen digital, vor Ort sind wir dort, wo es notwendig ist oder gewünscht wird. Regional sind wir im Raum Düsseldorf und Köln verankert, Kanzleisitz ist Monheim am Rhein. Mandate betreuen wir bundesweit.

Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von KI erstellt.